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档案价鉴定标准与原则

编辑:admin 发布时间:2022-01-17 23:19:46  浏览量:429

档案鉴定组主要甄别对档案的现实使用价值和文化价值进行判断,确定其保管期限,提出对已经失去保存价值的档案进行销毁。它不仅直接决定档案的命运,还关系到档案收集过程、数据收集和存储的效率,关系到档案信息能否得到有效开发和利用,对档案管理工作的整体进度有着非常重要的影响。因此,各国的档案信息化人员都非常重视档案的价值鉴定组,争取使用价值档案的持续保存,同时切断低价值档案进入图书馆的通道。为了保证鉴定工作的质量,准确鉴定每份档案的价值,需要建立统一的鉴定原则,并根据实际工作不断改进和完善档案价值鉴定标准。

一、档案价值评估原则

档案价值评估原则是实施评估组的*重要依据。只有建立统一的鉴定原则,才能在客观公正的基础上进行鉴定组,才能体现档案的价值,实现档案管理工作的根本目的。档案价值评估活动应当坚持全面性、完整性、高效性和经济性原则。

(一)整体完整性原则

完整性原则是档案价值评估原则中技术含量*高的原则。要求客观分析档案各方面的特点,综合考虑影响档案价值的各种因素,从来源、内容、时间、作者、载体、形制、名称等方面综合判断档案的价值。在评价档案价值时,不能仅仅依靠某一方面的特征,而应充分考虑档案的内在和外在特征后再下结论。

长期原则

档案是历史的产物,它的形成总是与一定的历史环境有关。判断档案的价值,必须结合当时的社会背景。但是,档案剧具有一定的时效性和可扩展性,仅仅考虑档案的形成时期,远远不足以强化档案的价值。我们也需要关注它的后续效用,分分钟考虑这个器官的需求,也要考虑社会的需求,不仅仅是当下的需求,还有长远的需求。

性原则

性的原理是鉴定技术中应用*广泛的。档案的产生和存在不是孤立的。一个机构形成的档案与一个积极参与活动的人是密切相关、不可分割的整体。因此,档案的价值不能抽象地评价,也不能割裂开来研究。在对特定机关活动和历史遗留下来的文件进行综合时要考虑到它们,相关档案要有一定的链接方式,这样才能深刻理解每个档案的内容和用途,判断档案的价值。

(四)效率原则

整体性原则是指在分类档案的价值中考虑收入与贡献的比例,只有当档案发挥的作用大于保险的沉重成本存档案时,才能放松其有效保存价值。美国图书馆学者波尔和布里奇福特都提出,档案鉴定要考虑保存成本。维护存档案需要仓库、设备、配件、人员、信息存储、复制和维修等各种费用。档案保存期越长,成本越高。但是,任何国家和社会都可以提出有限的档案管理能力,因此在档案鉴定小组中,必须确保档案的价值低于保存档案的成本。这里所说的效益不是经济效益和经济效益,它不是一个完全可以衡量的概念,而是评价档案价值时应该具备的理念和政策。

落实上述四项原则必须服从“既突出重要档案的重点保存,又保持档案的完整性;方便保管、省时省力的档案开发利用的目的”。

二、文件价值鉴定标准

档案鉴定活动是人们对档案价值的认识和评价,具有很强的主观色彩。为了使其尽可能符合实际,保证鉴定工作的质量,有必要在鉴定原则的基础上建立明确的档案价值鉴定标准。在反映其他单位基本职能活动的基础上,重点分析档案内容,考虑建档单位工作性质、活动区域和历史时代、全族完整性、责任人、存在时间、其可靠性、名称和外貌特征等。

(一)文件内容标准

档案内容是决定档案价值的*基本因素,而档案内容鉴定标准是鉴定档案价值的首要标准。首先,档案内容的必要性,即清宫档案本身事实的重要性对档案的价值有决定性的影响。一般来说,反映国内主要党派的路线、重大事件、业务核心活动比反映一般事务活动更重要。反映本机关的职责、活动、中心任务和基本情况,比反映实际工作和大局更为重要;重要的是要反映综合问题与典型问题的比例,反映局部问题和一般问题。

其次,档案内容的独特价值。事实证明,独特的内容对差异很大的用户具有吸引力,具有很高的价值。因此,在评价档案时,要关注本机关和各地区的特色档案,注重保存记录本机关特殊时期、特殊产品、特殊人物、特殊成就,反映本机关改革发展过程中的开创性新人、新事物、新规定的档案。有了综合性城市档案,就要精心挑选和保存反映各地区政治、经济、历史、文化、地理、民俗等方面的特色档案,形成自己的收藏特色,提高收藏质量。档案内容的多样性还包括*大限度地减少档案馆藏的重复,在判断选择和保管期限时减少档案内容的重复和同一档案的多次保存,实现“孤儿”档案。

*后,文件内容的时效性。根据档案内容的不同,其使用寿命不同,档案的质量和价值也不同。党的路线和工作总结文件失去当前效用后,后代可以使用研究机构的所有者。



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